So planst du richtig – 13 Punkte und Tools für dein Unternehmen

 

Planung kann Zeit ersparen, doch allzu viel Planung frisst leicht die Kreativität.

Üppige Planung kann sich zum Zeitfresser auswachsen.

Und dich von der eigentlichen Arbeit abhalten.

Was ist denn nun sinnvoll, richtig und wichtig?

 

Darum hatte ich damals zur Blogparade aufgerufen – und viele liebe KollegInnen machten mit. Vielen Dank euch allen! Natürlich hatte ich eine Zusammenfassung geplant – doch wie ich heute so sitze und die Puzzlestücke zusammentrage, entdecke ich, dass sich die Artikel der Blogger-KollegInnen in den bestehenden Artikel rund um Planung wunderbar einfügen lassen.

Also schmeiße ich die Planung über den Haufen und ergänze diesen bestehenden Artikel – und du erhältst viele zusätzliche Aspekte dabei.

 

Lies in diesem Artikel, wann Planung gut und sinnvoll ist.

 

(Wenn dich interessiert, wie du einen Artikel planst – und du mir über die Schulter schauen möchtest, wie dieser Blogbeitrag entstanden ist – dann lies hier nach.)

 

Gute Planung beginnt mit der richtigen Vorbereitung

Stell dir vor, dein Schreibtisch ist randvoll. Papier hängt an den Seiten runter. Irgendwo hörst du das Telefon – sehen kannst du es gerade nicht, weil du die Vibration heute abgestellt hast …

Solch ein Chaos schreit nach Planung. Doch ohne ein gewisses Maß an Ordnung (dazu erfährst du bei Raumexpertin Maria Husch mehr) wird ein guter Plan auf sich warten lassen.

 

Gabriele Thies ist „Office Coach“ und zeigt uns, was vor jeder Planung kommt … Ich möchte dir hier nicht allzu viel verraten, aber sie spricht über ihre Nicht-Lieblingsbeschäftigung – und trotzdem tut sie es: „Ich liebe es zu planen und zwar immer schon. Ich habe schon als Kind gerne Pläne geschmiedet. Aber Aufräumen gehört definitiv nicht zu meinen Lieblingsbeschäftigungen …” Lies die ganze Geschichte und nimm dir mit, was du für dich umsetzen kannst.

 

Was Planung eigentlich ist

Laut Wikipedia ist Planung “unsere Fähigkeit, etwas, was erst in der Zukunft stattfinden wird, gedanklich zu durchleben und die nötigen Schritte vorauszusehen.“ Und gegebenenfalls für mögliche Probleme Varianten von Lösungen im Ärmel zu haben. Ergebnis davon ist der Plan, also geordnete Daten, die es abzuarbeiten gilt, möchte man das Ziel erreichen.

 

Ob viel oder wenig Planung musst du letztendlich selber entscheiden. Planung gibt dir Halt, soll dich aber nicht einengen. Die meisten Menschen planen einen eher kurzen Zeitraum – ein Jahr, sechs oder drei Monate oder eine Woche. Doch Monika Birkner hält sich an die 15-Jahres-Planung! Ja, du hast richtig gelesen!

Sie befindet sich gerade in ihrer Planungshalbzeit und liebt Planung über alles. Dabei nimmt sie sich aber die absolute Freiheit, ihre Planung auch umzuwerfen. Monika Birkner, Strategie-Consultant, Sparringspartnerin und Coach für erfahrene Solo-Unternehmer, dazu: „Ich sehe mein Business als ein Riesenprojekt. Am Ende soll ein bestimmtes Ergebnis stehen. Das kann ich nur erreichen, wenn ich auf dem Weg dorthin plane, welche Meilensteine ich in welcher Reihenfolge erreichen will und wie ich meine Kräfte klug einsetze.“

Ihre Vision für die nächsten 15 Jahre steht schon: „Meine Erfahrungen der letzten 15 Jahre und alles, was ich noch neu lerne, in ein umfassendes, integriertes System gebracht zu haben, das es jedem Solopreneur ermöglicht, seine glanzvolle Success Story zu schreiben.“ Denn: „Solo-Unternehmer sind wichtige Kräfte in unserer Wirtschaft und Gesellschaft und ich möchte dazu beitragen, dass jeder Einzelne alle Voraussetzungen hat, seine Visionen zu verwirklichen und dabei ein höchst erfolgreiches und letztlich verkaufsfähiges Business zu schaffen.“

Lies hier, wie Monika die 15 Jahre unterteilt und was das alles mit dem Ritt auf dem Elefanten zu tun hat …

 

Ein Plan erspart dir natürlich in gewisser Weise Stress, er lässt dich ruhiger schlafen.

Ich selbst zum Beispiel brauche Planung für meine Events. Der Ablauf ist sehr komplex und muss zeitlich auf das Enddatum abgestimmt sein. Aber nicht nur den Ablauf, auch die Kosten plane ich genau. Da fixiere ich mir einen Termin im Kalender nur für die Planung. Für wiederkehrende Events habe ich mir Planungsvorlagen im xls für den Ablauf und die Kosten gebaut. Die kann ich auch abwandeln für neue Events.

Und Planung hat natürlich sehr viel mit Zeitmanagement zu tun. Das reine “in den Tag hineinleben” (oder arbeiten) kann dich manchmal arg in Schwierigkeiten bringen

Ich plane gerne im Groben Artikel und Promotion, lasse aber viel Freiraum für Kreativität. Das macht Anja auch:

Anja Röck von arise Coaching & Tutoring spricht sich für Planung aus, aber sie darf sich nicht zum Korsett entwickeln. Gerade mal so viel, dass sie Halt gibt, die Kreativität aber noch fließen kann. Lies hier ihre Erkenntnisse dazu.

 

Damit stimmen wir mit dem Duden überein, der als Synonyme für „Planung“ Tätigkeiten wie Ausarbeitung, Berechnung, Einteilung, Entwicklung, Rechnung und Schöpfung nennt.

Alle größeren Projekte und ganz besonders diejenigen, wo mehrere Menschen mitspielen, benötigen eine gewisse Planung. Und genau das beschreibt auch Ina – sie hat das Planen gelernt, weil sie so viele “Flöhe” unter einen Hut bringen musste:

Ina Machold bloggt zum Thema Kommunikation. In ihrem letzten Job nannte man sie liebevoll „Listen-Ina“ und das, weil “Listen einfach notwendig sind”: „Ich liebe es, den Überblick zu halten über das, wofür ich verant­wortlich bin, um alles gut zu planen. In diesem Fall die Zieler­reichung (Job, Schulplatz oder Ausbil­dungs­stelle) für 60 – 100 Jugendliche, die für eine bestimmte Zeit gleich­zeitig bei uns waren. Und dafür habe ich eben ein paar Listen erstellt, die mir die Planung der Abläufe und der Strukturen erleich­terten. Zum Nutzen und manchmal zweifel­haften Vergnügen aller Teammit­glieder ;)” Ina zeigt dir ihre ganz persönlich Art der Jahresplanung – schau bei ihr vorbei, vielleicht magst du dir ja davon etwas abschauen

 

Ich persönlich sehe Planung so:

  1. Einen Termin festzusetzen ist immer Planung. Ich plane meine Planungs-Zeit.
  2. Darüber hinaus braucht es genauere Planung für alle Arten von Events und vielleicht im Ansatz für Urlaube.
  3. Ich vermeide es, meine Tage allzu genau zu planen, denn das gibt mir das Gefühl unfrei zu sein. Andererseits liebe ich gewisse Rituale, sie geben mir Halt. Ich gebe zu, es passiert mir immer mal wieder, dass ich mich selber verplane. Das merke ich, wenn meine Tage und Wochen so rasch vorbei sind, dass ich sie kaum bemerke. Eines Tages schrillt eine Alarmglocke in mir. Dann nehme ich mich aus der Planerei heraus und reduziere, was möglich ist. So gelingt es mir, kreativ zu bleiben.
  4. Alles, was mit Geld zu tun hat, plane ich genauer. Ob das jetzt ein Urlaub ist oder ein Event. Die Kostenplanung ist ein sehr wesentlicher Bestandteil meines Erfolges. Und doch:
  5. Innerhalb der Planung lasse ich mir gewisse Freiheiten. Das Tagesgeld im Urlaub verplane ich nicht, das gebe ich dann so aus oder nicht, wie es an diesem Tag gerade passt. Mein Marketingbudget ist geplant, jedoch bin ich flexibel und ändere die Parameter, wenn ich irgendwo eine bessere Möglichkeit sehe, als ich geplant hatte.
  6. Ich passe meine Planung immer der Wirklichkeit an. Optimiere, justiere oder
  7. werfe auch mal etwas ganz weg, was zwar geplant, aber nicht aufgegangen ist.

 

Planung für dein Unternehmen

Ob du selber einen Blog betreibst oder ein Offline-Unternehmen, das einen Newsletter oder gar eine Kundenzeitschrift hat – es macht Sinn, sich einen Redaktionsplan zu schreiben. Ob du den dann einhältst oder nicht, ist egal. Es spart wirklich Zeit, denn – das kennst du ja sicher auch von dir – wenn man Ideen braucht, sind sind gerade dünn gesät. Kreativität möchte sich nicht zwingen lassen. Vielleicht brauchst du den Plan, damit dir überhaupt Einfälle kommen …

Für den beruflichen Kontext findest du nachfolgend wunderbare Tools oder persönliche Erfahrungen. Stöbere gleich mal darin – wahre Schätze möchten gehoben werden!

 

Jede Menge xls-Listen!

Stefan Schütz betreibt einen Marketing und PR-Blog: „Zu Jahresbeginn bringe ich gerne das kleine und feine Tool namens Redaktionsplan im Blogpost-Portfolio unter. Meine bisherigen Beiträge hierzu wurden teilweise kontrovers diskutiert. Das hat mich erneut motiviert, Impulse aufzugreifen und zu setzen. Deshalb erwarten euch in diesem Beitrag zwei Infografiken, ein Podcast, zig Mustervorlagen und viele Tipps rund um das Thema Redaktionsplan.“ Und er liefert dir in seinem Beitrag tatsächlich jede Menge Planungswerkzeuge – in Excel. Weil: “Excel hat noch lange nicht ausgedient – warum es also nicht nutzen?”

Wenn du also noch kein Planungstool für deinen Redaktions- oder Social-Media-Plan hast, stöbere in Stefans Blog und such dir eine Liste aus!

 

Post-it!

Heike Lorenz liebt kleine bunte Notizzettel – wie sie ihre Planung durchführt, liest du in ihrem Beitrag „Selbstorganisation & ToDo-Listen“ – es ist eine völlig andere Art der Planung und zeigt, wie vielfältig die Möglichkeiten sind, Übersicht zu behalten im Unternehmeralltag. Schau, wie Heike es macht.

 

Evernote und Trello

Christine von LeadWolf stellt dir ein Evernote und Trello als Planungstools vor, außerdem geht es um das Thema: Wie entwerfe und gestalte ich einen Redaktionsplan? Sie schreibt: „Die wichtigsten Erfolgskriterien für Content-Marketing, egal ob B2B oder B2C, sind

  1. regelmäßig Inhalte zu erstellen,
  2. diese regelmäßig zu veröffentlichen, zum Beispiel auf dem eigenen (Unternehmens-)Blog oder ganz allgemein auf der Webseite und
  3. den erstellten Inhalt auf Social Media zu teilen und ggf. sogar mit SEM zu bewerben.”

So berät sie ihre Kunden und sie hält es auch selber so. Lies, was Christine mit Trello, Excel und Evernote alles macht …

 

Schreibblockade ade!

Simone startete gerade mit ihrem Blog „Best-Ager-Lounge“ als meine Blogparade begann. Wie jeder Start-up lernte sie auch die Schreibblockade kennen. Und sie fand ihr Heil in der Planung. Lies, wie sie ihre Schreibblockade ein für alle Mal vor die Türe geschickt hat …

 

Kontrolle der Planung und Abweichungen zulassen

  • Wenn du planst, um keine wichtigen Schritte oder Termine zu vergessen und um alle Ressourcen genau dann greifbar zu haben, wenn du sie brauchst – dann ist genaue Planung sinnvoll und gut. Also für alle komplexen Abläufe macht es Sinn.
  • Ein Plan ist nichts Starres. Er möchte dir ein Geländer sein, an dem du dich anhalten kannst, wenn einmal der Wind kräftig weht und du Gefahr läufst, den Überblick zu verlieren.
  • Ein Plan soll niemals dein Gefängnis sein.
  • Vor allem ist ein Plan ja nicht die Wirklichkeit, sondern nur eine Voransicht. Tatsächlich ist der Ablauf von viel mehr Parametern abhängig, als du im Moment der Planung wissen kannst.

 

Du planst also, damit du deine Planung wieder über den Haufen werfen kannst. Ob das Sinn macht? Elke kann ein Lied davon singen:

Planung unterstützt die Kontinuität und die Flexibilität. Sagt zumindest Elke Schwan-Köhr von Federführend Media  – und sie muss es wissen, denn: “Ja, ich gebe es zu! Ich bin ein Planungs-Nerd! Viele Dinge plane ich nur allzu gerne bis ins kleinste Detail. Und zwar genau deshalb, dass ich sie hinterher wieder über den Haufen werfen kann … Klingt verrückt – vielleicht ist es das auch ein bisschen. Aber lass mich mal erzählen …“

 

Daher ist ein guter Plan nur der, der flexibel genug ist, sich an die Realität anzupassen.

 

Wenn es gar keinen Plan gibt?

Ja, was dann? Probiere das doch einmal aus! Nimm dir den nächsten Samstag oder Sonntag “plan-frei” und achte darauf, worauf du Lust hast. Genau das mach dann und so lange, wie du magst. Dann erst denke darüber nach, was du als Nächstes gerne machen würdest.

Wunderbar konträr zur ganzen Planerei geht Klaus-Peter Baumgardt von „portionsdiät“ das Thema an: „Spontan, ‚aus dem Bauch heraus‘, der Laune folgen, ungeplant veröffentlichen, was man will, bleibt natürlich weiterhin möglich, aber wenn es niemand zur Kenntnis nimmt, man bestenfalls ein “ganz nett” als Feedback erhält …” Er liebt es, seine Artikel irgendwie anzureißen und sie irgendwann fertig zu schreiben – wenn es eben passt. Lies mehr über den Erfolg von Nicht-Planung bei Klaus-Peter …

 

Wenn der Plan zur Falle wird

Kennst du das: Wenn du das Gefühl hast, das Leben entgleitet dir, weil dich ein Termin nach dem anderen jagt? Dann hilft dir ein noch genauerer Plan des Planes?

Keine Frage, Planung ist sinnvoll. Doch genau in der Planung liegt auch eine Falle. Wenn wir uns übergenau an unseren Plan halten, auch wenn die Realität zeigt, dass er gar nicht aufgeht.

 

Hinweise, wie Planung zur Falle werden kann:

  • Setzt du dich hin und planst deinen Plan neu und noch neuer?
  • Schreibst deine Listen neu, um deine To-Dos noch effizienter miteinander zu verbinden?
  • Bist aber nie zufrieden mit dem neuen Plan?
  • Hast danach ein schlechtes Gewissen, weil du nichts weitergebrachst hast und in der Zeit schon wieder einige deiner To-Dos hättest aufarbeiten können?

Planung kann zur Falle werden, wenn wir sie verwenden, um noch mehr in noch weniger Zeit pressen zu wollen. Wenn wir sie benützen, um dem eigentlichen Leben zu entfliehen. Und das Gefühl bekommen, das Leben selbst entglitte uns, wenn wir nicht ordentlich planen.

Dahinter steckt die Angst vor der Endlichkeit des Lebens. Angst, uns mit unseren Gefühlen auseinanderzusetzen. Angst vor dem Nichtstun.

Da wird der Plan zur Falle. Er verhindert, dass wir fühlen und uns ganz auf das Leben einlassen. Und das ist sowieso nicht planbar.

 

Im Fluss des Lebens leben

Noch zwei Gedanken habe ich dazu:

  1. Bei weitaus mehr Dingen im Leben genügt es, nur ein sehr grobes Gerüst zu planen und dann einfach zu vertrauen. Und auf die Zu-fälle zu achten. Die Zeichen auf dem Weg. Das bringt dich schneller weiter als jeder Plan es kann.
  2. Lass dich ein auf die Leere. Viele gute Pläne entstehen an ruhigen Orten, wenn du gerade einmal nichts zu tun hast. Beim Kochen, Baden, auf dem WC oder beim Spazierengehen.

 

So sieht es auch eine “Taschendame” von Maike:

Maike Grunwald lässt eine ihrer Taschendamen zum Thema sprechen. Und wie die Dame es möchte, vergleicht sie Planung mit Flüssen. Und wie sie ihre Planung entwickelt hat. Denn irgendwo und irgendwann fängt die Planerei ja an … Und endet dann beim Essensplan.

 

Das ist Planen im Lebensfluss.

 

In diesem Sinne – plane weise und nur das, was unbedingt sein muss. Für den Rest deines Lebens lass dir genug Freiheit, um zu leben. 🙂

Filme dazu

Akademie Schreiben lernen auf Youtube

Struktur im Unternehmen durch Planung

 

Akademie Schreiben lernen auf Youtube

Interviewreihe mit Monika Birkner

 

Deine
Eva Laspas
Akademie Schreiben lernen

 

Bildquellen

Eva Laspas
 

Ich bin Eva Laspas und unterstütze dich dabei, bessere Texte für dein Unternehmen zu schreiben. Wie? Indem ich komplexe Themen einfach zum „Be-greifen" aufbereite. Durch Blogartikel, Bücher, Kurse und Text-Konzepte.

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