Fällt es dir schwer, den Inhalt deiner E-Mails in wenigen knackigen Zeichen zusammenzufassen?

Mit etwas Übung und Knowhow geht es.

Hier 7 Schritte zu E-Mails, die auch geöffnet werden.

Diese Fragen zu beantworten, mag für dich ungewöhnlich sein.

Doch im täglichen Arbeitsablauf ist das sehr wesentlich. Ich erkläre dir gleich, warum.

Du …

Ich empfehle dir:

Ja, vielleicht wunderst du dich. Ich persönlich bin eine Anhängerin von Telefonkontakten.

Nur wenn ich den Menschen höre, kann ich mir einen umfassenden Eindruck machen.

Und in Buchstaben kann man so viel von seiner eigenen Interpretation hineinlegen.

Noch viel mehr als bei der mündlichen Kommunikation.

Daher empfehle ich dir, um Missverständnisse geringer zu halten.

Sprich möglichst persönlich mit dem Menschen.

Ich ziehe den telefonischen Kontakt in vielen Fällen dem E-Mail vor.

Für dein E-Mail gibt es einen eindeutigen

Danach richtest du dir das Material für die Betreffzeile her.

Mach in der Betreffzeile klar,

In den letzten Jahren nimmt es überhand, dass in der Betreffzeile irgendein „Köder” steht, der Inhalt handelt von etwas völlig anderem.

Das finde ich ein No-Go.

Wenn ich schon in der Betreffzeile die Unwahrheit spreche, was können die Menschen dann von meinem Angebot erwarten?

Verschickst du ein E-Mail, mach klar, worum es sich handelt.

Das ist besonders dann wichtig, wenn du Newsletter verschickst.

Da kann dann schon einmal der eine oder andere Empfänger-Provider-Spamfilter dein E-Mail aussieben.

Und dein Empfänger bekommt es überhaupt nicht zu Gesicht. Auch nicht in seinem persönlichen Spamfilter.

Anfrage – Angebot:

Du hast eine Anfrage bekommen und verschickst daraufhin dein Angebot.

Da kannst du auf „Antworten“ klicken und die Betreffzeile des Absenders verwenden, evtl. etwas weglöschen und „Angebot“ hinzufügen. Oder „wie telefoniert“.

So in etwa könnte das aussehen:

Du bekommst ein E-Mail mit der Betreffzeile: XYZ bitte anschauen

Daraufhin antwortest du: XYZ bitte anschauen – erl.

Nach telefonischem Kontakt:

Hat es vorher einen telefonischen Kontakt gegeben, macht es Sinn, auch das in der Betreffzeile zu erwähnen.

So in etwa:

Angebot für Ihre Website – wie telefoniert

(42 Zeichen)

Du möchtest etwas:

Möchtest du selber ein Angebot von einer Firma haben, schreibe möglichst genau in die Betreffzeile, was du möchtest.

Damit kann der Empfänger das E-Mail gleich richtig zuordnen.

So kann das aussehen:

„Bitte um Angebot für Websiteerstellung“ – oder „Bestellung XY-Z….“

Themen genau sortieren:

Ich arbeite mit einer virtuellen Assistentin zusammen, da verschicke ich öfter auch Dateien oder Infos.

Oder ich schicke nicht alles in einem E-Mail, sondern schicke pro Thema eine E-Mail mit dem Themen-Inhalt in der Betreffzeile.

So findet sie dann leichter die Mails und Inhalte wieder und kann ein Mail nach dem anderen abarbeiten.

So:

Inhalte Newsletter 02/20XX

Jetzt hast du die „Bestandteile” einer Betreffzeile gesammelt.

Denn: Je größer die Menschengruppe ist, desto kleiner wird die Chance, genau das zu treffen, was dem Empfänger gerade wichtig ist.

Darum ist es meist so, dass die prozentuale Öffnungsrate kleiner wird, je mehr Empfänger du hast.

Weil du dann einfach immer seltener den „Nerv“ vom Großteil triffst.

Außerdem erkennst du in der Öffnungsrate deiner E-Mails genau, ob du deine „idealen Kunden“ in der Liste hast. Aber das ist ein anderes Thema.

Nun geht es ans eigentliche Schreiben (und Kürzen).

Bei der E-Mail-Betreffzeile hast du die Herausforderung, den Inhalt des E-Mail oder dein Anliegen in nur 50 Zeichen zu fassen.

Und diese 50 Zeichen sollen so angelegt sein, dass sie dein Leser mit einem Blick erfasst. Wenn du dir damit schwer tust, hole dir den Workshop „Slogan-Schöpfer” – da lernst du (neben vielem anderen auch) das Kürzen von Texten!

Im Fall eines Newsletters oder eines Massenversandes ist es gar nicht so leicht, den Nerv von allen zu treffen.

Wichtig ist, dass du ganz genau deinen Wunschkunden definiert hast und seine Schmerzpunkte und Herausforderungen kennst.

All jene Empfänger, die diese Schmerzpunkte nicht haben – werden sich nicht angesprochen fühlen.

Sie öffnen dein E-Mail nicht oder melden sich ab.

So verfeinerst du immer mehr deine Liste.

Je feiner die Liste, desto höher die Öffnungsrate und desto mehr Kunden. Klingt paradox, ich habe es aber genau so schon seit Jahren beobachtet!

Warum: Da du dein Angebot genau auf deinen Wunschkunden ausrichtest, werden sich letztendlich auch nur die angesprochen fühlen, für die du schreibst.

Das macht das Schreiben einfacher.

Ein Sprichwort, das mir in den Anfangsjahren immer wieder geholfen hat:

Grundsätzlich hat sich bei mir immer als gut erwiesen:

Viel Erfolg mit deinen E-Mails!

Deine

Eva Laspas

Leitung Akademie Schreiben lernen